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学生会档案管理制度

学生会档案管理制度

为确保学生会工作规范、高效、有序的进行,为以后的工作提供必要的参考资料,特制定条例如下: 

一、档案管理范围: 

( 1)每月和每学期计划、总结; 

( 2)各部门举办活动的计划、总结及有关资料表格; 

( 4)日常工作文件; 

( 5)其他有关资料(联系方式、出席会议资料等)。 

二、学期初始,人员确定以后,一周内向主席团及办公室提交一份部门全体人员名单,由办公室存档管理。以后如有人事变动,及时做变更调整。 

三、各部门每个月和每学期始末各做一份完整的学期工作计划和工作总结,统一交由办公室归档管理。 

四、各部门举办活动前要有详尽的计划书及预算申请,活动结束后要在一内完成活动总结,并整理好全部的书面材料(包括宣传资料、照片、有关表格等),入本部门文件夹以便于管理。 

五、对活动中计划书、申请书、报告、总结及具体活动安排做重大调整,必须以书面形式向主席团提交详细的报告说明,经主席团审批后方可,原文件复印备份由办公室归档管理。 

六、为方便工作,各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案,但需做借阅记录,并及时归还。办公室要做好记录。 

七、无特殊情况,所有文件都须提交书面版形式一份,书面版经部长签字后入本部门文件夹管理。 

八、学生会每年换届时,以往文件移交下届主席团及办公室作为参考。